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Referenzen / SYGMA Problemmelde-Chatbot

Der digitale Assistent für die Meldung von Problemen auf den Liegenschaften
Mit SYGMAX, dem Chatbot der SYGMA AG, können Beanstandungen, Probleme und Reparaturen auf den Liegenschaften einfach und strukturiert gemeldet werden.

« Der Chatbot SYGMAX konnte den Informationsaustausch stark optimieren. Die intuitive Handhabung und die strukturierten Meldungen vereinfachen die Kommunikation zwischen der Verwaltung und den Mitarbeitern. SYGMAX bietet einen echten Mehrwert für den Administrationsprozess und trägt zum hohen Qualitätsstandard der SYGMA AG bei. Ich kann das Paixon-Team mit ihren Software- und Chatbot-Experten nur weiterempfehlen. »

Marc Flückiger, Geschäftsführer, SYGMA AG Liegenschaftenbetreuung

Der Auftraggeber

Die SYGMA AG aus Wil SG ist ein regional führendes Unternehmen im Bereich Liegenschaftenbetreuung. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen für Immobilieneigentümer in den Bereichen Hauswartung, Reinigung, Gartenbau und Arealpflege an. Auch Beratung zum Unterhalts- und Reinigungsbereich sowie zum baubegleitenden Facility Management, gehören zum Portfolio der SYGMA AG.

Das Projekt

Die meisten Mitarbeitenden von SYGMA arbeiten direkt auf den Liegenschaften. Von dort werden notwendige Reperaturen und andere Beanstandungen mehrmals täglich dem Büro über E-Mail oder Chat rapportiert. Dabei gehen gerne wichtige Details zum Problem vergessen, welche mit Rückfragen geklärt werden müssen.


Beim gemeinsamen Chatbot-Workshop mit Paixon wurden die Schwächen des aktuellen Prozesses analysiert und der Einsatz eines virtuellen Assistenten geprüft. Daraus entstanden die Anforderungen an den SYGMAX-Chatbot.

Die Lösung

Über die Webseite kann der SYGMAX-Chatbot aufgerufen werden. Er fordert den Mitarbeiter auf (z. B. Reinigungskraft, Gärtner), das aktuelle Problem einem Bereich zuzuordnen. Danach werden Details und Informationen zur rapportierenden Person abgefragt. Die Informationstiefe der Angelegenheit kann sich von Fall zu Fall unterscheiden, darum können gewisse Fragen vom Benutzer übersprungen werden. Fotos können als weiterer Bestandteil des Problembeschriebs direkt über die Smartphone-Kamera aufgenommen und an den Chatbot gesendet werden.


Der Problembeschrieb wird im letzten Schritt vom Benutzer bestätigt und abhängig vom Chatverlauf dem richtigen Bereich im Büro als formatiertes E-Mail zugestellt. Direkt im Anschluss kann auf Wunsch ein weiteres Ticket erfasst werden.

Die Umsetzung

Paixon entwickelte in enger Zusammenarbeit mit der SYGMA AG die Idee und die Lösung zur Optimierung des Problemmelde-Prozesses. Paixon hat die volle Projektverantwortung übernommen und in einem schlanken Projektsetup den virtuellen Assistenten zum Leben erweckt. Auch die Integration in die bestehende SYGMA-Webseite wurde durch Paixon umgesetzt.

Technologien

Der digitale Assistent basiert auf dem Paixon-Chatbot-Framework. Mit Verweisen auf Javascript-Dateien wurde der Bot auf der Webseite der SYGMA AG eingebunden.